Mon marché public expire dans 3 mois et je n’ai rien préparé

Une situation critique à gérer sans délai.

Vous consultez votre tableau de suivi des marchés publics et réalisez avec effroi qu’un contrat stratégique arrive à son point d’échéance dans trois mois. Aucune opération anticipée, aucun calendrier de renouvellement préparé. Cette situation, plus fréquente qu’on ne le pense dans les services publics, expose votre collectivité ou établissement à des risques majeurs : rupture de la continuité du service public, litiges juridiques, surcoûts opérationnels. 

La fin d’un marché public nécessite normalement une préparation de six à douze mois selon la complexité et les montants présents en jeu. À trois mois de l’expiration, vous entrez dans une zone critique où chaque jour compte. Pourtant, avec une méthodologie rigoureuse et un plan d’urgence structuré, il reste possible de sécuriser la transition et d’éviter l’interruption du service. 

Les conséquences d’une absence de préparation

Risques juridiques et opérationnels

L’absence d’anticipation expose votre collectivité à des risques multiples. 

Sur le plan juridique, une procédure bâclée peut donner lieu aux contentieux de référé précontractuel, aux risques d’annulation de la procédure du marché public, voire à des sanctions pénales pour favoritisme ou prise illégale d’intérêts. L’administration doit trouver rapidement une alternative afin de ne pas compromettre le service public.

Sur le plan opérationnel, les conséquences sont tout aussi graves. Le principe de continuité du service public constitue un principe initial du droit s’imposant à toute décision dans le cadre administratif. Une résiliation du marché sans préparation peut entraîner un nombre de surcoûts importants liés à la passation d’un nouveau marché dans l’urgence, avec des prix potentiellement plus élevés. Les délais serrés limitent la remise en concurrence effective, fragilisant ainsi la pertinence économique de votre décision.

Impact sur la continuité de service

La continuité du service représente un enjeu constitutionnel majeur. Une interruption, même de quelques jours, peut porter gravement atteinte aux usagers. Imaginez : une cantine scolaire qui ne peut plus livrer les repas, un service de maintenance informatique qui s’arrête brutalement, ou encore un service d’entretien des bâtiments qui cesse ses interventions.

À trois mois de l’échéance du marché, le départ du délai minimum imposé par le Code de la commande publique sont de 35 jours minimum, à compter de la date d’envoi de l’avis pour la réception des candidatures en appel d’offres ouvert, auxquels s’ajoutent les délais d’analyse des offres, de notification et de mise en place opérationnelle. Le risque de résiliation devient donc tangible si vous n’agissez pas dès le début.

Construction du plan d’urgence

Inventaire des tâches à réaliser en priorité

Commencez par dresser un état des lieux précis du marché actuel. Rassemblez tous les documents contractuels existants : cahier des clauses administratives particulières (CCAP), cahier des clauses techniques particulières (CCTP), acte d’engagement. Identifiez clairement l’opérateur économique actuel, les montants engagés, et les éventuels défauts rencontrés durant l’exécution du marché. Cette analyse servira de point de départ pour définir votre nouveau besoin.

L’étape suivante consiste à rédiger ou mettre à jour votre Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Ce dossier comprend l’ensemble des documents élaborés par l’acheteur public destinés aux entreprises candidates, incluant notamment le règlement de consultation, les cahiers des charges généraux (CCAG), les cahiers des charges particuliers, l’acte d’engagement et l’objet du marché.

Mobilisez immédiatement les ressources internes compétentes : service juridique, service technique concerné par les prestations, direction financière. Désignez un chef de projet dédié pour tenir compte de toutes les actions et veiller au respect du calendrier critique.

Identification des process internes à mobiliser

Activez sans délai vos circuits de décision internes. Prévenez votre hiérarchie et les élus concernés de la situation d’urgence. Mettez en place un système de validation accélérée des documents, tout en conservant la traçabilité administrative nécessaire. Informez immédiatement le titulaire du marché public actuel de votre intention de relancer la procédure. Cette transparence facilite la transition opérationnelle et évite les malentendus pouvant rendre l’opération difficile pour résilier le contrat.

Points de vigilance réglementaires majeurs

Plusieurs aspects réglementaires exigent une attention particulière dans votre contexte d’urgence. Vérifiez scrupuleusement l’application des seuils de procédure selon le montant du marché estimé. Un marché dont le montant dépasse les seuils européens nécessite une obligation de procédure formalisée avec une publication au Journal Officiel de l’Union Européenne.

Il faut vérifier la cohérence entre tous les documents du DCE. Les contradictions entre l’avis d’appel à la concurrence, le règlement de consultation et les cahiers des charges peuvent faire objet de vices de procédure exploitables par les candidats évincés. Définissez des critères d’attribution objectifs, transparents et non discriminatoires. Le choix entre prix et valeur technique doit être clairement pondéré et justifié au regard de votre demande.

Documentez méticuleusement chaque décision prise durant ce processus accéléré pour garantir la traçabilité en cas de contentieux. Les motifs de rejet des candidatures doivent être précis et conformes aux dispositions du Code de la commande publique.

Élaboration du rétro-planning

Présentation d’un rétro-planning type pour le renouvellement

La construction d’un rétro-planning efficace devient votre outil de survie dans cette situation d’urgence. Voici un calendrier type de 92 jours supposant l’hypothèse d’une exécution parfaite :

Mois 1 (Jour J à J+30) – Phase de préparation intensive :

• Jour J à J+7 : Analyse du marché existant, définition du besoin, mobilisation des ressources
• Jour J+8 à J+20 : Rédaction complète du DCE (CCAP, CCTP, règlement de consultation, acte d’engagement)
• Jour J+21 à J+25 : Validation interne et contrôle juridique du dossier
• Jour J+26 à J+30 : Estimation financière, définition des critères d’analyse des offres

Mois 2 (J+31 à J+66) – Phase de consultation :

• Jour J+31 : Publication de l’avis d’appel à la concurrence
• Jour J+31 à J+66 : Délai de 35 jours minimum à compter de l’envoi de l’avis pour la réception des candidatures et offres
• Jour J+50 : Date limite pour les questions des candidats
• Jour J+56 : Réponses aux questions (au minimum 6 jours avant la clôture)
• Jour J+66 : Clôture de la consultation et réception des plis

Mois 3 (J+67 à J+92) – Phase d’analyse et attribution :

• Jour J+67 à J+72 : Analyse des objets de candidature et des offres par le comité d’évaluation
• Jour J+73 à J+78 : Commission d’appel d’offres et avis du pouvoir adjudicateur
• Jour J+79 : Notification de la décision aux candidats évincés avec motifs de rejet
• Jour J+79 à J+90 : Respect du délai de suspension (standstill) de 11 jours minimum avant signature
• Jour J+91 : Signature du marché
• Jour J+92 : Notification au nouveau titulaire et début d’exécution des prestations

Dates clés et jalons à respecter

Certains jalons sont absolument critiques dans votre planning. La préparation du DCE constitue le goulot d’étranglement principal. Une erreur à cette étape compromet l’ensemble de la procédure en cours. Prévoyez systématiquement une relecture croisée par un comité de personne pour éviter les vices de forme.

La phase de consultation ne peut être raccourcie en dessous des délais minimums légaux, sauf circonstances spécifiques dûment justifiées. Tout manquement expose le marché à l’annulation. La commission d’appel d’offres doit être convoquée dans les délais réglementaires, avec tous les documents nécessaires à l’analyse des offres. Le procès-verbal de la commission constitue une pièce majeure du dossier.

Le délai de standstill entre la notification aux candidats évincés et la signature du contrat est incompressible. Il protège le droit au recours des candidats non retenus et constitue une assurance procédurale essentielle. Ce délai commence à partir du moment où les candidats non retenus reçoivent officiellement le courrier les informant qu’ils n’ont pas été choisis.

Solutions en cas de retard ou impossibilité

Procédures de mise en place de marchés transitoires d’urgence

Malgré tous vos efforts mis en œuvre, le risque d’arriver à l’échéance sans marché notifié reste réel. Dans certaines situations très exceptionnelles, vous pouvez invoquer l’urgence impérieuse pour passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalable. Le pouvoir adjudicateur peut recourir à cette procédure lorsqu’une urgence impérieuse résultant de circonstances extérieures et qu’il ne pouvait pas prévoir ne permet pas de respecter les délais minimaux exigés par les procédures formalisées.

Toutefois, attention : cette procédure d’exception s’applique dans des conditions très strictes conformément à l’article R2122-1 du Code de la commande publique. L’urgence doit résulter de circonstances extérieures imprévisibles et indépendantes de votre fonction. Le simple manque d’anticipation interne ne constitue pas, en général, un motif recevable d’urgence impérieuse. Le marché est limité aux prestations strictement nécessaires pour faire face à la situation d’urgence.

Modalités de justification et traçabilité administrative

Si vous devez recourir à une solution d’urgence, documentez méticuleusement tous les évènements relatifs à la justification de ce recours. Rédigez un rapport expliquant les raisons du retard, les efforts entrepris pour respecter les délais normaux, et l’impossibilité objective d’utiliser une procédure standard. Cette fiche de traçabilité doit être versée au dossier administratif.

Une option plus sûre juridiquement consiste à conclure un avenant temporaire au marché actuel, si les stipulations contractuelles le permettent et que le titulaire du marché est d’accord avec cette initiative. Ce changement nécessite cependant que le contrat initialement signé prévoit expressément cette possibilité de prolongation ou que vous puissiez justifier de circonstances imprévisibles. Le montant de l’avenant ne doit pas bouleverser l’économie générale du marché initial.

Vous pouvez également envisager l’exécution d’un marché de très courte durée (quelques mois maximum) passé en procédure adaptée avec des délais réduits mais non nuls, le temps de mener à bien une procédure complète pour le marché définitif. Cette solution a pour effet de maintenir une certaine concurrence, même limitée, tout en assurant la continuité du service public.

L’impératif de formation et d’anticipation

Votre situation illustre parfaitement les dangers d’une gestion réactive des marchés publics. À trois mois de l’échéance prévue, vous vous trouvez dans une zone de vulnérabilité maximale, obligeant votre collectivité à travailler dans l’urgence avec tous les risques de pénalité que cela comporte.

Cette crise doit servir de déclencheur pour mettre en place le fonctionnement d’outils de pilotage efficaces. Un tableau de suivi des échéances de marchés, avec des alertes automatiques à 18 mois, 12 mois et 6 mois avant l’expiration, constitue le minimum pour éviter de telles situations. La gestion opérationnelle et stratégique des marchés publics ne s’improvise pas et nécessite une expertise actualisée régulièrement.

Les formations CFC Formations vous proposent un accompagnement complet sur tous les aspects généraux et spécifiques de la gestion du renouvellement des marchés. Nos modules couvrent aussi bien la préparation stratégique des consultations que l’optimisation des procédures de passation, en passant par la maîtrise des outils du Code de la commande publique. Grâce à une approche pratique et opérationnelle, nos experts vous transmettent les méthodes éprouvées pour sécuriser vos achats publics et anticiper les échéances critiques.

Ne laissez plus l’urgence dicter l’exécution de vos marchés. Investissez dans la formation de vos équipes pour transformer cette expérience difficile en opportunité d’amélioration durable de vos pratiques administratives. Découvrez dès maintenant notre catalogue de formations dédiées à la commande publique et donnez-vous les moyens de gérer sereinement vos prochains renouvellements de marchés