Techniques de négociation efficaces dans les marchés publics

Dans le cadre des marchés publics, la possibilité de négocier varie en fonction des types de procédure utilisés par les acheteurs publics. Bien que la négociation puisse jouer un rôle crucial dans de nombreux marchés, certaines procédures formelles n’autorisent pas la négociation, exigeant plutôt que les conditions soient fixées dès l’appel d’offres. Lorsqu’elle est permise, la négociation permet d’établir des accords mutuellement avantageux, tout en respectant les contraintes réglementaires et les objectifs spécifiques des parties prenantes. Cependant, la négociation dans les marchés publics présente des défis uniques qui nécessitent des compétences et des stratégies adaptées. Cet article vise à fournir aux professionnels des conseils pratiques et des techniques éprouvées pour mener des négociations fructueuses dans ce contexte particulier.

Quelles sont les types de procédures ouvertes à la négociation ? Sur quels aspects porte-t-elle ?

Certains types de marchés sont spécifiquement ouverts à la négociation. La possibilité de négociation dépend souvent du type de procédure de passation choisie et des seuils de montant des marchés. Voici un aperçu des types de marchés ouverts à la négociation et des aspects sur lesquels celle-ci peut porter :

Types de marchés ouverts à la négociation

1.  Marchés négociés avec publicité préalable :

• Procédures adaptées (MAPA) :

Pour les marchés dont le montant est inférieur à certains seuils européens, les procédures adaptées permettent une plus grande flexibilité, incluant la possibilité de négocier les offres.

• Marchés complexes :

Pour des projets particulièrement complexes, les pouvoirs adjudicateurs peuvent choisir une procédure négociée avec publicité préalable, permettant des discussions approfondies pour clarifier et ajuster les offres.

2.  Dialogues compétitifs :

• Innovation et projets complexes :

Le dialogue compétitif est utilisé pour des projets innovants ou très complexes où les solutions techniques ne sont pas encore définies. Cette procédure permet d’engager un dialogue avec les candidats pour développer une solution optimale.

3.  Marchés négociés sans publicité préalable :

• Urgence impérieuse :

Dans des situations d’urgence impérieuse, non compatible avec les délais des procédures classiques, la négociation peut être utilisée sans publicité préalable pour obtenir rapidement les services ou les fournitures nécessaires.

• Absence de concurrence :

Si, après une procédure de mise en concurrence, aucune offre n’est reçue ou si les offres sont inappropriées, une négociation sans publicité préalable peut être engagée.

Aspects de la négociation

Les négociations dans les marchés publics peuvent porter sur divers aspects techniques, financiers et contractuels. Voici les principaux points sur lesquels la négociation peut se concentrer :

1.  Aspects techniques :

• Spécifications techniques :

Les détails techniques des produits ou services proposés peuvent être discutés pour s’assurer qu’ils répondent précisément aux besoins du projet.

• Solutions alternatives :

La négociation peut permettre d’explorer des solutions techniques alternatives ou innovantes qui pourraient offrir de meilleurs résultats ou des économies.

2.  Aspects financiers :

• Prix et coûts :

Les négociations portent souvent sur le prix global du marché, les modalités de paiement, et les éventuelles révisions de prix en fonction des indices économiques.

• Optimisation des ressources :

Discuter des moyens de réduire les coûts tout en maintenant la qualité, notamment par l’amélioration des processus ou l’utilisation de matériaux moins coûteux mais efficaces.

3.  Conditions contractuelles :

• Délais d’exécution :

Les parties peuvent négocier les délais de livraison ou d’exécution pour s’assurer qu’ils sont réalistes et optimisés.

• Clauses spécifiques :

La négociation peut porter sur des clauses particulières du contrat, telles que les pénalités de retard, les garanties de performance, ou les conditions de résiliation.

4.  Aspects qualitatifs :

• Qualité des prestations :

Définir des critères de qualité précis et discuter des moyens de garantir leur respect tout au long de l’exécution du marché.

• Engagements sociaux et environnementaux :

Négocier les engagements du prestataire en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE), de durabilité et de respect des normes environnementales.

En négociant sur ces différents aspects, les acheteurs publics peuvent s’assurer que les marchés conclus sont à la fois conformes aux exigences réglementaires et optimisés pour répondre aux besoins spécifiques des projets et des parties prenantes.

Quels sont les différents types de négociations ?

Dans les marchés publics, on distingue généralement deux types de négociations : les négociations formelles et les négociations informelles.

1.  Les négociations formelles sont des processus structurés et encadrés par la réglementation des marchés publics. Elles interviennent généralement lors de la phase de passation du marché et impliquent des échanges écrits et des réunions officielles entre l’acheteur public et les soumissionnaires. Ces négociations portent principalement sur les aspects techniques et financiers de l’offre.

2. Les dialogues ajustés, qui remplacent ce que l’on pourrait mal interpréter comme des « négociations informelles », ne sont pas des négociations au sens propre mais plutôt des échanges circonstanciels autorisés par la réglementation sous des conditions très spécifiques. Ces échanges peuvent avoir lieu lors de la mise en œuvre d’un marché, par exemple, dans le cadre d’une procédure adaptée ou lors de circonstances imprévues nécessitant des ajustements mineurs qui ne modifient pas substantiellement le contrat initial. Ces dialogues doivent toujours être documentés et transparents afin de respecter les principes de la commande publique. 

Quelles sont les stratégies de négociation ?

Dans les marchés publics, les stratégies de négociation doivent être adaptées aux contraintes réglementaires et aux objectifs spécifiques des parties prenantes. Voici quelques stratégies efficaces à adopter :

1. La recherche de solutions gagnant-gagnant : Cette stratégie vise à créer de la valeur pour toutes les parties impliquées, en identifiant et en satisfaisant les intérêts et les besoins de chacun. Elle favorise la collaboration et la confiance mutuelle, essentielles pour des relations durables dans les marchés publics.

2. La gestion des concessions : Les négociations impliquent souvent des compromis et des concessions de part et d’autre. Il est important de savoir quand et comment faire des concessions stratégiques, tout en veillant à préserver les intérêts fondamentaux de chaque partie.

3. La création de valeur : Au-delà des aspects financiers, les négociations dans les marchés publics doivent viser à créer de la valeur pour la société dans son ensemble. Cela peut passer par l’innovation, l’amélioration de la qualité des services ou la prise en compte de considérations environnementales et sociales.

Pour mettre en œuvre ces stratégies, les négociateurs peuvent utiliser diverses tactiques, telles que l’écoute active, la reformulation, la pose de questions ouvertes, la recherche de points d’accord, la gestion des émotions et la proposition de solutions créatives.

Quelles sont les 6 étapes dans la négociation ?

Une négociation efficace dans les marchés publics suit généralement les six étapes suivantes :

1.   Préparation : Avant d’entamer les négociations, il est essentiel de bien se préparer en définissant ses objectifs, ses priorités et ses marges de manœuvre. Il faut également rassembler toutes les informations pertinentes sur le projet et les parties prenantes.

2.  Établissement d’un climat de confiance : Dès le début des négociations, il est important de créer un climat de confiance et de respect mutuel. Cela passe par une communication ouverte, transparente et respectueuse des règles de la commande publique.

3.  Analyse des intérêts et des besoins : Les négociateurs doivent chercher à comprendre les véritables intérêts et besoins de chaque partie, au-delà des positions initiales. Cela permettra d’identifier les points de convergence et les possibilités de compromis.

4.  Génération d’options : À partir des intérêts et besoins identifiés, les parties doivent travailler ensemble pour générer des options créatives et mutuellement bénéfiques. Cette phase nécessite de la flexibilité et de l’ouverture d’esprit.

5.  Évaluation et sélection des options : Les options générées doivent être évaluées selon des critères objectifs et en fonction des priorités de chaque partie. Les négociateurs doivent ensuite sélectionner les options les plus prometteuses et négocier les détails de leur mise en œuvre.

6.  Finalisation et suivi : Une fois un accord trouvé, il est crucial de le formaliser par écrit et de mettre en place un plan de suivi pour assurer sa bonne exécution. Une communication régulière entre les parties est essentielle à cette étape.

En adoptant les techniques et les stratégies appropriées, les négociateurs peuvent surmonter les défis spécifiques à ce domaine et obtenir des résultats optimaux. L’accent sur la recherche de solutions gagnant-gagnant, la gestion efficace des concessions et la création de valeur à long terme, les professionnels des marchés publics peuvent établir des relations durables et fructueuses avec leurs partenaires.