L’apport du contrôle de gestion dans le pilotage de la performance des Achats
Diplômé de l’Institut d’Etudes Politiques de Lyon et d’un DESS en Management des Achats de l’IAE de Grenoble, Vincent Dagnas est expert en achats privés et publics depuis plus de 20 ans.
Pour CFC Formations, Vincent Dagnas conçoit et anime des formations sur la fonction achats, notamment sur la performance, la stratégie et le pilotage des achats.
De nouveaux métiers sont apparus ces dernières années comme le contrôle de gestion achats afin de mieux appréhender la dimension économique de l’achat public et ainsi aider au pilotage de la fonction achats. Nous recevons aujourd’hui Vincent Dagnas, consultant formateur achats, pour évoquer ce nouveau métier.
CFC Formations : Pour introduire ce sujet, pouvez-vous nous dire quelles sont les origines de ce métier de contrôleur de gestion achats?
Vincent Dagnas : Le métier de contrôleur de gestion des achats est relativement nouveau dans les organisations soumises au Code de la Commande Publique.
Ce poste est assez courant dans les organisations matures et d’une certaine taille dans le secteur industriel et dans le monde des services du secteur privé.
Sa dénomination est parfois différente : responsable ou chargé de mission/de projet performance achats, analyste performance achats, responsable méthodes, responsable programmation des achats, chargé de pilotage des achats…etc…
Dans le cadre de la professionnalisation des achats au sein des organisations publiques, les Directions Achats ou Directions de la Commande Publique se sont rendu compte qu’il leur fallait piloter la performance économique des achats.
Dans le secteur public et plus particulièrement dans la fonction publique hospitalière, ce métier a été créé pour accompagner la création des Directions Achats en 2012-2013 avec le lancement du programme PHARE pour les pionniers, puis entre 2016 et 2021 pour les plus récents avec l’arrivée des Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT).
L’apport du contrôle de gestion est très important dans l’organisation de la fonction achats, ce que la plupart des Directions des Achats commencent à comprendre en dotant leur organisation de ces compétences.
Quelles sont les réalités derrière ce métier dans les structures que vous rencontrez ?
Elles sont très différentes d’une organisation à une autre. Hormis la gestion des données chiffrées, il y a peu en commun entre un technicien qui va assister les équipes achats à extraire des données chiffrées pour réaliser les outils essentiels de pilotage de la performance achats (cartographie achats et tableau de bord achats) et un analyste stratégique véritable « bras droit » du responsable des achats.
Concernant ce dernier, il ou elle pourra être impliqué(e) dans les projets et études stratégiques, invité à faire des recommandations sur l’optimisation de la fonction achats que ce soit sur les processus ou les outils.
« Le contrôleur de gestion achats doit ‘’rendre lisibles les enjeux de la fonction achats’’ et ‘’contribuer au pilotage de la performance achats et des processus achats’’ »
Quelles sont les principaux rôles et responsabilités du contrôle de gestion achats ?
Selon la note descriptive du Ministère de la Santé, la DGOS, le contrôleur de gestion achats doit « rendre lisibles les enjeux de la fonction achats » et « contribuer au pilotage de la performance achats et des processus achats ».
Ce qui veut dire en clair qu’il ou elle devra être capable de mesurer l’impact des actions menées par les acheteurs en termes économiques (gains achats) et de justifier les résultats.
Le contrôleur de gestion achats sera présent pour aider les acheteurs à démontrer leur valeur ajoutée en communiquant sur les gains achats obtenus, en remettant dans le contexte les actions et résultats obtenus.
Les acheteurs dialogueront avec lui ou elle et il sera question dans ce cas de gains achats, de performance économique des achats, de % de gains sur le périmètre achats géré et gérable par les achats etc.
L’acheteur mesurera ses gains au fil de l’eau, pour chaque projet d’achat. Le contrôleur de gestion achats aidera à objectiver l’ensemble de la performance achats (gains achats vs gains budgétaires).
Ses responsabilités incluent l’analyse des dépenses qui se matérialise souvent par la réalisation de la cartographie des achats, le pilotage de la programmation pluriannuelle des achats, le suivi des performances des fournisseurs au moyen de tableaux de bord achats.
A l’aise avec les chiffres et les fonctions avancées des tableurs il a la responsabilité de « faire parler les chiffres » et d’aider les acheteurs opérationnels à expliquer les écarts en prévisionnel et réalisé grâce à ses analyses.
Enfin, dans le cadre d’un projet de déploiement d’un système d’information achats-marchés, il sera directement associé, voire il assurera son pilotage au sein de la Direction des Achats ou de la Commande Publique car les processus et les données sont parties intégrantes de son métier.
« Le contrôleur de gestion aide donc le Directeur achats et les responsables achats à y voir clair dans les performances achats et est le garant de la fiabilité des données, des indicateurs intégrés dans les tableaux de bord »
C’est bien plus qu’un comptable alors ?
En effet, il s’agit de métiers totalement différents. Même s’il y a de fortes connexions avec ses collègues comptables de la Direction Financière, pour recouper les données achats avec celles des comptables et les budgets, mais ne lui dites surtout pas qu’il est comptable, il le prendrait mal !
Il a en charge de vérifier la fiabilité des données et de « nettoyer » lui-même ou « faire nettoyer » les données achats.
Le contrôleur de gestion aide donc le Directeur achats et les responsables achats à y voir clair dans les performances achats et est le garant de la fiabilité des données, des indicateurs intégrés dans les tableaux de bord.
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