Définition du besoin et passation des marchés publics en Polynésie française

• Acheteur public, responsable des achats
• Responsable des marchés publics
• Chef de projets
• Cadre de services techniques
• Tout acteur intervenant dans les phases de préparation du processus achats

Prérequis : Connaissances de base dans les marchés publics

Les enjeux d’une bonne expression du besoin

• Distinguer analyse du besoin et expression du besoin
• Se positionner entre une définition du besoin trop précise et insuffisamment précise
• La transcription dans le cahier des charges : bonnes et mauvaises pratiques
• Illustrations par des achats de fournitures et prestations de service

Les techniques et méthodes utilisables

• Les spécifications techniques
• L’analyse fonctionnelle du besoin
• Les réflexes indispensables à observer

Les conséquences

• L’estimation du besoin
• La computation des seuils
• Les différentes procédures utilisables
• Durée de la procédure et programmation des achats : comment sortir de l’urgence permanente en matière d’achats ?

Les risques liés à l’expression du besoin

• Risques achat, économique, organisationnel
• Risque juridique, notamment pénal

Les différents outils utilisables en vue de la rédaction d’un cahier des charges

• La distinction entre techniques d’achat et procédures de passation
• Marchés et accords-cadres
• Prix unitaires et forfaitaires
• Allotissement
• Tranches
• Variantes obligatoires et facultatives
• Le choix des critères d’analyse des offres. La question du coût global

Quels outils, dans quelles situations ?

• Dispositions obligatoires et facultatives
• Besoin prévisible, imprévisible, et faussement imprévisible
• Conserver le même prestataire ou non
• Les accords-cadres
• Un outils indispensable pour de nombreux achats
• Illustrations et mise en situation
• L’influence de l’état de la concurrence sur l’outil à choisir

Cas pratique. Choisir l’outil adapté dans plusieurs situations

Les procédures en vigueur en Polynésie française

• Les procédures adaptées
• L’appel d’offres d’offres ouvert et restreint
• Les hypothèses d’achat sans publicité ni mise en concurrence
• Les procédures négociées
• Le dialogue compétitif
• Les marchés de maîtrise d’œuvre
• Les marchés de conception-réalisation (notions)

L’analyse des candidatures et des offres

• La responsabilité des différents intervenants dans l’analyse des offres
• La qualification des offres
• Les offres anormalement basses

La notation des offres

• La rédaction du rapport d’analyse
• L’appropriation du rapport d’analyse des offres par le décisionnaire
• La note en cohérence avec l’offre proposée et avec les critères. Le reflet des écarts réels entre les différentes propositions
• Le rapport d’analyse des offres, document servant de base à l’information des non retenus
• Illustrations, exemples de rapports d’analyse et d’appréciations littérales cohérentes et suffisantes

Les formalités de fin de procédure

• L ‘information des candidats non retenus
• Le délai avant signature
• Le rapport de présentation
• La transmission au haut-commissaire de la République (organismes concernés)
• L’avis d’attribution